|
Mimo, iż dla wielu kwestie związane ze składowaniem dokumentów mogą być obce, to jednak temat ten pojawia się niemal w każdej firmie, która działa na rynku dłuższy czas. Praca każdego przedsiębiorstwa wiąże się z obecnością bardzo wielu, różnych dokumentów.
Niektóre z nich są mniej wartościowe i z czasem można się ich najzwyczajniej pozbyć. Jednak niektóre dokumenty, z takich czy innych powodów powinny zachowane być przez dłuższy czas.
Mówimy tutaj o dokumentach takich jak ważne umowy, gwarancje czy dowody zakupu bardzo drogich maszyn. Problem składowania dokumentów rodzi się najczęściej w bardzo dużych firmach gdzie każdego dnia podpisywane są dziesiątki różnego rodzaju zleceń, umów czy faktur. Jak zatem wygląda odpowiednie składowanie dokumentów?
Pomieszczenie
Mimo, iż w większości małych i średnich firm w pełni wystarczają szafy lub regały na dokumenty, to w przypadku wielkich przedsiębiorstw sytuacja jest nieco bardziej skomplikowana. Do magazynowania dokumentów firmowych wyznaczane jest bardzo często osobne pomieszczenie, które spełniać musi określone warunki. Przede wszystkim musi być ono dobrze zabezpieczone przed czynnikami zewnętrznymi, w szczególności takimi jak woda czy ogień. Dobrze jest jeżeli pomieszczenie to nie posiada okien, pozwala to na uniknięcie ryzyka zalania, ingerencji gryzoni itp.
Co więcej?
Ponadto bez wątpienia należy zadbać o to aby same dokumenty były dobrze zabezpieczone. Przed umieszczeniem ich w pomieszczeniu magazynowym powinny być one odpowiednio posegregowane i opisane tak aby w razie konieczności nie trzeba było przeszukiwać całych zasobów. Świetną metodą jest połącznie je w mniejsze grupy dokumentów, za pomocą teczek, które następnie umieszczanie są w większych pudłach. Obecnie dostępne są duże, przezroczyste pudła, których wieka szczelnie zamykają wnętrze co sprawia, że dokumenty są dodatkowo zabezpieczone przed wilgocią w wyniku czego mogą pozostać nienaruszone nawet przez wiele lat.
Niezbędne są opisy
Aby zapewnić odpowiednie magazynowanie dokumentów, bardzo ważne jest aby odpowiednio je opisać. Decydując się na wymienione wyżej rozwiązanie należy opisać nie tylko same teczki, w których umieszczone są dokumenty ale również skrzynie, w których je przechowujemy. Kwestią niemal niezbędną jest aby wcześniej ustalić odpowiednią metodologię opisów, która pozwoli nam na sprawne odnajdywanie dokumentów w przyszłości. Mimo, iż na początku wydawać mogłoby się, iż nie jest to szczególnie potrzebne to jednak z perspektywy czasu jest to niezwykle opłacalne. Pamiętajmy, że niektóre dokumenty mogą być potrzebne po wielu latach i bez odpowiedniego schematu oznaczeń z pewnością nie uda nam się ich odnaleźć. |
